Сначала поручи, потом делай

Вот вам задачка: придумать, напечатать, подписать и разослать 1000 поздравительных открыток. На задачу две недели. Сегодня пятница, задача начинается в понедельник.

Параметры задачи:

Открытка формата А5, печать цифровая или офсетная

На оборотной стороне нужно напечатать поздравления клиентам, выгрузку сделать из ЦРМ

Дизайн открытки и текст поздравления согласовать с боссом

Оплатить через бухгалтерию

Ваши ресурсы: дизайнер, программист, бухгалтер, босс, секретарь, текстовый редактор

Ваши действия?

Редакторы, с которыми я работал, обычно поступят так:

  1. В понедельник утром напишут текст поздравления, отправят согласовывать с боссом
  2. После этого отправят текст дизайнеру и попросят на его основе сделать макет
  3. Дождутся, пока дизайнер согласует с боссом макет
  4. Начнут искать типографию
  5. Получат счет
  6. Сходят в бухгалтерию и оплатят
  7. Получат тираж
  8. Прийдут к программисту и попросят напечатать на тираже с обратной стороны поздравление с подстановкой имен из ЦРМ
  9. Поручат секретарю купить конверты и разослать открытки почтой

Вот этот же план на схеме:

Все события происходят по цепочке

Это провальный план. В нём всё происходит по цепочке и укладывается впритык. Он сработает только в идеальных условиях — а в реальности идеального не бывает. В реальности будет так:

  1. Текст вы написали
  2. Дизайнер занят другими задачами, поэтому возьмется за макет только в четверг
  3. Босс согласует макет в пятницу
  4. В пятницу вечером типографии не отвечают на звонки, поиск и получение счета затянется до вторника
  5. Счет придется переделать из-за ошибки в реквизитах.
  6. Бухгалтерия будет согласовывать счет три дня. Наступит пятница.
  7. Тираж уйдет в работу в понедельник третьей недели, отгрузят тираж в среду
  8. Программист скажет, что сделать выгрузку сможет не раньше понедельника. Все выходные вы вручную печатаете поздравления на 1000 открыток.
  9. Понедельник четвертой недели вы проводите за поиском нужного количества конвертов. Ни у кого столько нет.
  10. В среду открытки улетают почтой.

Визуально :

Все задачи растянулись, проект удлинился

Проблема в том, что задача зависит от многих участников, у каждого из которых что-то обязательно пойдет не так. Чтобы такого не было, нужно иначе управлять проектом.

Как правильно

Товеровский меня однажды научил такому принципу: сначала нагрузи других. Это значит, что в любой составной задаче сначала нужно дать работу всем остальным участникам процесса, и только потом пилить свою часть.

В нашем случае это значит, что начать проект нужно с нагрузки программиста, дизайнера, босса и секретаря. Прямо в понедельник по очереди сходить к каждому.

С боссом и дизайнером: договориться о встрече, чтобы обсудить задачу и понять ожидания.

Дизайнеру дать задание на дизайн еще до встречи с боссом.

Программисту поручить написать скрипт, которым он будет печатать поздравления на обратной стороне и адреса на конвертах.

Секретарю поручить собрать список возможных типографий со сроками и ценами.

Секретарю поручить заказать конверты.

Тогда план проекта будет выглядеть так:

Все задачи идут параллельно

А в реальности будет так:

Все задачи растянулись, но благодаря параллельности проект закончился вовремя

Вывод:

Сначала поручи, потом делай сам

Как это сделать

Чтобы организовать проект таким хитрым образом, сделайте ровно три действия.

  1. Еще до начала проекта составьте план: что и как должно произойти, в какой последовательности, что от чего зависит, а что можно запараллелить.
  2. Всё, что можно запараллелить — запараллельте.
  3. Всё, что можно поручить другим — поручите.

И только теперь открывайте свой текстовый редактор.

Управление проектом — это работа. Не какое-то побочное действие, которое можно выполнять фоном. Кто-то всегда должен управлять проектом. Если у вас нет менеджера, то менеджер — вы.

Тут слышатся возгласы:

— Но я же редактор, а не менеджер!

Окей. Если вместо вас проектом управляет менеджер, то покажите ему эту статью. Если у вас менеджера нет — то не нойте и делайте нормально. Не бывает такого, что проектом никто не управляет. Но полно ситуаций, когда управляют плохо.

— Нет, управлять проектом — это не моя функция!

А чья? Кто еще будет отвечать за успех проекта, если не вы? Кто отвечает за провал?

— А мне проще сначала всё сделать самому, а потому уже управлять другими.

А это ошибка. Вы потеряете время, а других не нагрузите. Проект разъедется и провалится.

— Давать задания другим сложно!

Всё так.

— Если у кого-то что-то не получится сделать вовремя, это не моя проблема

Нет, ваша. И вы это знаете. Вы же редактор.

Поделиться
Отправить
Запинить
Популярное